Wie du als Lohnunternehmen deine Buchhaltung schnell & einfach digitalisierst

Pflichtangaben in einer Rechnung

Du hast einen Auftrag abgeschlossen und möchtest nun die Rechnung an deinen Kunden senden. Mit FarmAct geht das schnell, digital und regelkonform. Aber was sind eigentlich die Anforderungen an eine vollständige Rechnung?

Das Umsatzsteuerrecht sieht eine Reihe von Mindestanforderungen vor, die beachtet werden müssen. Dazu zählt die vollständige Angabe von:

• Name und Anschrift des Rechnungserstellers und -empfängers
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende und einzigartige Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistungen
• Liefer- oder Leistungszeitpunkt, Zahlungszeitpunkt
• Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz bzw. Steuerbefreiung
• Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (Skonti, Rabatte) 

FarmAct: Das Rechnungstool für Transport & Lohnunternehmen

Ohne vorgefertigte Rechnung kann es sein, dass wichtige Daten vergessen werden und sich die Bearbeitungszeit deutlich in die Länge zieht. In FarmAct werden diese Anforderungen und weitere Zusatzeinstellungen beachtet und ermöglichen dir somit eine korrekte Rechnungserstellung. Alle rechnungsrelevanten Daten zum Auftrag und zum Kunden sind bereits in der Software gespeichert. Dadurch kannst du Rechnungen und andere Dokumente mit wenigen Klicks sogar von unterwegs mit dem Handy erstellen. Anschließend kannst du die Belege entweder:

‍

• als PDF Dokument direkt per Mail versenden

• als PDF Dokument ausdrucken und per Post versenden

• als X-Rechnung versenden

Durch diese Flexibilität können deine Rechnungen deutlich schneller an deine Kunden verschickt werden, sodass die Entlohnung deiner Leistungen nicht lange auf sich warten lässt. Und wenn ein Kunde doch mal seine Rechnung nicht fristgerecht beglichen hat, kannst du mit FarmAct auch eine Mahnung ausstellen.

‍

DATEV - Schnittstelle

FarmAct hat natürlich auch eine Schnittstelle zu DATEV, damit du deinem Steuerberater alle wichtigen Informationen direkt zukommen lassen kannst. Fakt ist: Rechnungen erstellen und versenden ist durch FarmAct mit wenigen Klicks und innerhalb von Sekunden erledigt.

Und wie einfach sich Rechnungen erstellen lassen und somit ein Teil deiner Büroarbeit in wenigen Minuten erledigt ist, kannst du jetzt in unserer Schritt-für-Schritt Anleitung nachlesen.

‍

Das einfache Rechnungsprogramm für Lohnunternehmen

Generell hast du zwei Möglichkeiten eine Rechnung zu erstellen. Entweder aus einem Auftrag heraus oder als komplett neue Rechnung.

‍

Mit wenigen Klicks zur perfekten Rechnung

Für eine komplett neue Rechnung startest du im Sidemenü unter "Belege" und wählst "Rechnungen" aus. Hier hast du drei Möglichkeiten eine neue Rechnung zu erstellen. Oben rechts "neue Rechnung", mittig "neue Rechnung erstellen" oderunten rechts den "Plus" Button betätigen.

Anschließend wirst du zum Rechnungsentwurf geleitet, wählst als nächstes den Kunden aus, klickst auf „Rechnung erstellen“ 

und wählst im Rechnungsentwurf "Rechnungsnummer erstellen" aus. Im Rechnungsentwurf werden alle Daten aus deinen allgemeinen Rechnungseinstellungen und den Kundenstammdaten übernommen. Trotzdem kannst du bei jeder neuen Rechnung alle Daten noch einmal überprüfen und individualisieren, falls sich etwas geändert haben sollte.

Als nächstes wählst du nun den Auftrag, den du berechnen willst, im Dropdown Menü aus und klickst auf „hinzufügen“. Solltest du eine Sammelrechnung für den Kunden erstellen wollen, kannst du beliebig viele weitere Aufträge auswählen.

Im unteren Teil des Rechnungsentwurfes hast du die Möglichkeit "Rabatt" und "Skonto" für den Kunden zu gewährleisten. Das Zahlungsziel in den Rechnungseinstellungen wird übernommen und der Gesamtbetrag wird in Brutto und Netto ausgewiesen. Auch Teilzahlungen können hinzugefügt werden, sollte der Kunde dir bereits einen Betrag erstattet haben.

Um die Rechnung nochmals zu prüfen, kannst du dir die "Vorschau" anzeigen lassen. Ist sie nach deinen Wünschen, ist es möglich die Datei als PDF Datei zu exportieren oder das PDF Dokument direkt per E-Mail zu versenden.

Zum Schluss klickst du auf "speichern" und wirst damit zurück in die Belegübersicht geleitet. Dort findest du die Rechnung in den Entwürfen.

‍

Möglichkeit Nummer 2 funktioniert prinzipiell genauso, du startest nur aus einem anderen Menüpunkt.

Im Sidemenü unter "Aufträge" suchst du den erledigten Auftrag heraus, den du berechnen willst. Du wählst den Auftrag aus, klickst auf "Rechnung erstellen" und wählst im Rechnungsentwurf "Rechnungsnummer erstellen" aus. Du kannst dir anschließend auch die Vorschau anzeigen lassen, die Rechnung exportieren und unter Entwürfen abspeichern.

Büroarbeit leicht gemacht

Wie du siehst sind jeweils nur ein paar Klicks nötig, um schnell und einfach eine vollständige Rechnung zu erstellen und an deinen Kunden zu versenden. Alle gesetzlichen Anforderungen werden von FarmAct eingehalten und auch der DATEV Export ist problemlos möglich. Somit bleibt dir unübersichtliche Büroarbeit erspart!

‍