E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025: Was bedeutet das für Lohnunternehmen?

Zur Förderung der Digitalisierung und zur Stärkung der wirtschaftlichen Chancen in Deutschland hat die Regierung den nächsten bedeutenden Schritt getan. Ab dem 01.01.2025 ist der Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) verpflichtend. Diese Neuerung betrifft alle Branchen, darunter auch die Lohnunternehmen. In diesem Blogartikel schauen wir uns an, was diese Verpflichtung generell sowie im Speziellen für Lohnunternehmen bedeutet und wie sie sich darauf vorbereiten können.

Was sind E-Rechnungen und was bedeutet das für Lohnunternehmen?

E-Rechnungen sind keine PDFs oder eingescannte Dokumente. Sie entsprechen einer DIN-Norm und sind entweder im X-Rechnung-Format (nicht lesbar für Menschen) oder im ZUGFeRD-Format (nicht lesbar für Menschen, enthält aber zusätzlich ein lesbares PDF). Diese strukturierten Rechnungen werden elektronisch übermittelt und empfangen, was eine automatische und nahtlose Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF-Dokument erfüllt diese Kriterien nicht und gilt daher nicht als E-Rechnung. Deshalb müssen sich Unternehmen mit geeigneten Lösungen beschäftigen, die diese Voraussetzungen erfüllen. Zudem wurde bestätigt, dass das EDI-Verfahren unter bestimmten Bedingungen weiterhin genutzt werden kann.

Warum E-Rechnungen?

·     Effizienzsteigerung: E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere und fehlerfreie Verarbeitung im Vergleich zu Papierrechnungen.

·     Transparenz und Nachverfolgbarkeit: E-Rechnungen bieten eine bessere Übersicht, Nachverfolgbarkeit und Organisation, was die Buchhaltung deutlich erleichtert.

·     Kostensenkung: Durch den Wegfall von Druck-, Versand- und Lagerungskosten können Unternehmen einige Einsparungen erzielen.

·     Nachhaltigkeit: Der reduzierte Papierverbrauch leistet einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz.

Was können Lohnunternehmen konkret tun?

Anpassung der Buchhaltung

Für Lohnunternehmen, die bisher keine Softwarelösungen nutzen, ist zu empfehlen, auf solche Systeme umsteigen, um die neuen gesetzlichen Vorgaben erfüllen zu können und den ersten Schritt Richtung Digitalisierung zu gehen. Lohnunternehmen, die bereits Softwarelösungen im Betrieb etabliert haben, sollten prüfen, ob diese den speziellen Anforderungen gerecht werden.

Technische Infrastruktur und interne Prozesse optimieren

Eine zuverlässige technische Infrastruktur ist Voraussetzung für den Austausch von E-Rechnungen. Betriebe sollten sicherstellen, dass sie über eine stabile Internetverbindung und geeignete Hardware verfügen. Im Allgemeinen ist es sinnvoll die internen Abläufe im Betrieb zu kontrollieren und Bereiche zu identifizieren, die ebenfalls digitalisiert und automatisiert werden können.

Schulungen anbieten

Die Umstellung auf Softwarelösungen erfordert Kenntnisse im Umgang mit Technik sowie ein Verständnis für die spezifischen Funktionen der jeweiligen Lösung. Lohnunternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter umfassend geschult werden, sodass alle mit den neuen Anforderungen und der verwendeten Software vertraut sind und der Übergang somit vereinfacht wird.

Abstimmung mit Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten

Die Umstellung betrifft jedoch nicht nur den eigenen Betrieb, sondern die Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten. Es ist wichtig, beteiligte Personen rechtzeitig über die bevorstehenden Änderungen zu informieren, um auch hier den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Unterstützung und Übergangsregelungen

Die Bundesregierung plant, Unterstützung in Form von Schulungen, finanziellen Hilfen oder technischen Hilfsmitteln anzubieten. Zudem wird es Übergangsregelungen geben, um den Betrieben ausreichend Zeit zur Anpassung zu geben. Es ist jedoch ratsam, frühzeitig mit den Vorbereitungen zu beginnen.

·     Keine Ausnahmen gibt es für das Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025.

·     Bis einschließlich 2026 können weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen ausgestellt werden.

·     Ab 2027  müssen Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen mit geringerem Umsatz dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen verwenden.

·     Ab 2028 müssen E-Rechnungen ohne Ausnahmen vollständig (Empfang und Ausstellen) angewendet werden.

·     Zusätzlich gibt es spezielle Übergangsregelung für PDF-Rechnungen im EDI-Verfahren.

Für Lohnunternehmen bedeutet die neue Gesetzesregelung, sich intensiv mit den neuen Anforderungen für E-Rechnungen auseinanderzusetzen und ihre Prozesse entsprechend anzupassen. Mit der richtigen Vorbereitung und Unterstützung könnt ihr von den Vorteilen der E-Rechnung profitieren und euch optimal für die Zukunft rüsten. FarmAct bietet individuelle Betreuung und Unterstützung bei der Digitalisierung. Dazu stellen wir euch natürlich die passende Softwarelösung zur Verfügung, die weit mehr kann als nur alle Anforderungen für E-Rechnungen zu erfüllen. Wir digitalisieren mit euch gemeinsam eure Lohnunternehmen!

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